【新社会人】電話対応で頻出の基本フレーズをマニュアル的にまとめてみた

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こんにちは、ソーダです。

 

新社会人の皆さんは電話対応してますかね。

僕はそれなりにやってます。

よくサボるけどw

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また、これから社会人になるって人は電話対応を気にしている人も多いですよね。

僕も気にしてました。

そもそも電話恐怖症だし、敬語とか何言ったらいいかわからないしで混乱の嵐です。

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でも、やってみると、意外と定型文だけでどうにかなることに気づきました。

新社会人がやることって、基本的にいつも電話の取次ぎだから同じ作業の繰り返しなんですよね。

だから、ある程度定型文を覚えてしまえばセリフのコピペで電話は乗り切れます。

そして、どう対応するかわかってくると、少しだけ恐怖感も薄くなります(恐怖がゼロになるわけではない)。

 

ということで、僕が電話対応でよく使ってるフレーズをマニュアル的にまとめてみました。

良かったら読んでってね。

よく使うフレーズまとめ

それでは、よく使うフレーズを紹介していきます。

ただし、会社によって細かい違いがあるかもしれないので、そこは会社の先輩に聞くなりして独自のマニュアルを作ってくださいね。

ちなみに、僕の場合、これらのフレーズで9割以上の電話対応を乗り切っています。

 

とりあえず簡単にまとめました。

  1. お世話になっております
  2. 申し訳ありません
  3. 申し訳ありません、もう一度お願いいたします
  4. 株式会社〇〇の××様でよろしかったでしょうか?
  5. 〇〇部の××でよろしかったでしょうか?
  6. 承知いたしました or かしこまりました
  7. 少々お待ちください
  8. 申し訳ありません、〇〇はただいま外出中です
  9. 申し訳ありません、〇〇はただいま出張中です
  10. 申し訳ありません、〇〇はただいま席を外しております
  11. 申し訳ありません、〇〇はただいま別の電話に出ております
  12. 申し訳ありません、〇〇はただいま会議中です
  13. 申し訳ありません、〇〇はただいま来客対応中です
  14. 申し訳ありません、〇〇は本日は帰宅しました
  15. 申し訳ありません、〇〇は本日は休んでおります
  16. 〇〇はxx時頃に戻る予定ですが、いかがいたしますか?
  17. 〇〇はxx時頃に戻る予定ですが、戻りましたらこちらから折り返しお電話いたしましょうか?
  18. お電話番号をお願いいたします
  19. 失礼いたします

以下で、もうちょっと詳しく書いていきます。

(よく使う出だしの挨拶)お世話になっております

まずは、ビジネスにおけるすべての電話対応で使うといっても過言ではない「お世話になっております」。

たった一言ですが、注意することがあります。

 

それは、ゆっくりと話すことです。

大体の場合、こちらが電話に出ると、相手が最初に「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の××です」みたいに言うと思いますが、これをメモするのにも時間が多少は必要です。

なので、ゆっくり「お世話になっております」と話してメモする時間を稼ぎます。

(相手に都合が悪いことを言うとき)申し訳ありません

続いては、こちらもまた頻出ワードの「申し訳ありません」。

とにかく何かとよく使います。

例えば、相手の話が聞き取れなかったときとか担当者がいなかったときとかに。

 

で、ここで注意すべき点は、ついうっかり「すみません」と言ってはいけません。

うっかり「すみません」と言ってしまうと、職場の先輩たちによる”言葉狩り”が始まります。

僕は、これをやって2人の先輩から同時に注意を受けましたw

(聞き取れなかったとき)申し訳ありません、もう一度お願いいたします

さっそく出たぞ、「申し訳ありません」w

 

こちらは何かと助けてくれる便利フレーズ、「申し訳ありません、もう一度お願いいたします」。

相手の話が聞き取れなかったときに使います。

新社会人が真っ先に覚えた方がいいフレーズのひとつであるのは間違いない。

 

電話対応してると、やたらと声の小さいヤツや、やたらと早口なヤツがいます。

また、何事かと思うほど長い社名の会社や、「貴様は外資系か!!」とツッコミを入れたくなるような英語名の企業も現れます。

そういったのが来ると、聞き取れずに焦るかもしれません。

 

そこで、これを使います。

申し訳ありません、もう一度お願いいたします 

 

ただし使いすぎると、職場の上司から「1回で聞き取れよ!!」とか「何回も聞き返すな!!」とか注意を受けることがあるので注意してください。

ちなみに、僕はそういった注意を無視して8割くらいの頻度で使ってますw

(相手に関する復唱)株式会社〇〇の××様でよろしかったでしょうか?

こちらは「申し訳ありません、もう一度お願いいたします」の派生形とも言える復唱です。

相手の会社名、名前の確認に使います。

 

普段から確認する習慣をつけておくといいですね。

そうするとミスを減らせます。

 

ちなみに、上記の「お世話になっております」との複合技でこうなる場合もあります。

株式会社〇〇の××様ですね、お世話になっております。

これを使うと、「できるビジネスパーソン」感があるのでおすすめですw

(担当者に関する復唱)〇〇部の××でよろしかったでしょうか?

上の「株式会社〇〇の××様でよろしかったでしょうか?」と似てるけど、こっちは取次ぎ先の担当者に関する情報を確認するときに使います。

こっちも聞き取った内容に自信がないときなどに使いましょう。

 

あと、社外の人からかかってきたときは、社内の人のことを呼び捨てで呼びましょう。

(相手から何か頼まれたとき)承知いたしました or かしこまりました

新社会人の電話対応って、大体が誰かへの取次ぎですよね。

そういったときは、「承知いたしました」とか「かしこまりました」を使います。

 

間違っても「わかりました」って言ってはいけません。

先輩たちによる”言葉狩り”がまた始まってしまいますw

(保留や転送するとき)少々お待ちください

そして、取次ぎなどで電話を保留や転送するときは、「少々お待ちください」と言ってから保留や転送します。

 

ちなみに、これと「〇〇部の××でよろしかったでしょうか?」と「承知いたしました」の合わせ技を使うとこうなります。

〇〇部の××ですね、承知いたしました。少々お待ちください。

これが言えたら、全新社会人の上位10%には入れますw

(担当者が外出中)申し訳ありません、〇〇はただいま外出中です

担当者が外出してるときに使います。

※以下、怒涛の「申し訳ありません」が続きますが、「申し訳ありません」は必須の言葉なのでご了承ください

(担当者が出張中)申し訳ありません、〇〇はただいま出張中です

担当者が出張して長期間不在のときに使います。

(担当者が休憩などで離席中)申し訳ありません、〇〇はただいま席を外しております

担当者がトイレに行ったりして離席しているときに使います。

 

ちなみに、上の外出中とこの席を外しているの違いは、担当者が会社内にいるかいないかです。

社内にいる場合は「席を外しております」で、いないときは「外出中です」になります。

(担当者が電話中)申し訳ありません、〇〇はただいま別の電話に出ております

担当者が他の人と電話で話しているときに使います。

(担当者が会議に出席中)申し訳ありません、〇〇はただいま会議中です

担当者が会議に出席しているときに使います。

(担当者が来客対応中)申し訳ありません、〇〇はただいま来客対応中です

担当者が来客対応しているときに使います。

(担当者がすでに帰宅)申し訳ありません、〇〇は本日は帰宅しました

担当者が体調不良などですでに帰ってしまったときに使います。

(担当者が休んでいるとき)申し訳ありません、〇〇は本日は休んでおります

担当者が体調不良や有給などで休んでいるときに使います。

(担当者が不在のとき)〇〇はxx時頃に戻る予定ですが、いかがいたしますか?

担当者が外出中だったりしてすぐに電話に出ることができない場合は、上に書いた不在のときのセリフに続けてこう言います。

〇〇はxx時頃に戻る予定ですが、いかがいたしますか?

例えば、外出しているときはこうなります。

申し訳ありません、〇〇はただいま外出中です。

〇〇はxx時頃に戻る予定ですが、いかがいたしますか?

ちなみに、この言い方よりも下の方がちょっと親切です。

(担当者が不在のとき)〇〇はxx時頃に戻る予定ですが、戻りましたらこちらから折り返しお電話いたしましょうか?

上の「〇〇はxx時頃に戻る予定ですが、いかがいたしますか?」とほぼ同じ意味で使いますが、こっちの方が次の行動を提案しているのでより親切な言い方になります。

 

ちなみに、これを言うと相手の電話番号を控えるという仕事が増えてしまうので、僕はあまり使いませんw

基本的に「〇〇はxx時頃に戻る予定ですが、いかがいたしますか?」と言って、「できればメールとかで済ましてくれー」って思ってますw

(後で折り返し電話するとき)お電話番号をお願いいたします

担当者が不在で、担当者が戻ってきたらこちらから折り返し電話しないといけなくなったときに使います。

また、聞き取った後は必ず復唱しましょう。

(電話を切るとき)失礼いたします

最後まで油断してはいけません。

最後は「失礼いたします」といってカッコよく電話を切りましょう。

 

ちなみに、電話を切るときは、電話のフックを押して切りましょう。

ガチャってやったらいけません。

もし相手が先に切った場合でも、ちゃんとフックを押して切りましょう。

周囲の先輩にはどっちが先に切ったかなんてわかりません。

 

「相手が先に切ったからもうええやろ」ガチャ

ってやると、先輩に怒られますw

 

最後に:コピペで頑張れ

以上が、電話対応でよく使うフレーズです。

これから社会人になるって人は、使ってみてくださいね。

 

また、電話対応に勇気が必要な人は、こちらの記事を参考に勇気を出してください。

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